Godt begyndt er halvt fuldendt…..

Hvis ikke jeg får planlagt og prioriteret mine opgaver, så vil jeg godt indrømme, at jeg kan blive fristet af lige at starte med et kig i indbakken. Hvad er der mon sket i indbakken siden sidst jeg var der?Er der kommet noget spændende? Nu hvor jeg alligevel har åbnet min indbakke, så kan jeg ligeså godt behandle de e-mails der er kommet.

Så planlægger og prioriterer jeg lige min dag bagefter. Men inden jeg når at se mig om, er de første 2 timer af arbejdsdagen gået…..

Nå, men jeg blev desuden i en e-mail lige bedt om at kigge på et projekt, så det tænker jeg lige, at jeg gør med det samme. Så får jeg det ad vejen og kan gå i gang med prioritering af mine arbejdsopgaver bagefter.

Men formiddagen er nu næsten gået. Det er tid til frokost, og derefter har jeg et møde indtil 15.00. Når mødet er færdig er det, omsonst at begynde at planlægge og prioritere den arbejdsdag der snart er forbi.

De opgaver der skulle være løst først på dagen ligger stadig tilbage på skrivebordet og må enten laves i aften eller som det allerførste i morgen tidlig…… og i morgen tidlig starter møllen igen, med intentionen om at planlægge og prioritere dagen som det første når jeg kommer på arbejde…..

Kan du også nikke genkendende til dette scenarie? Hvis du gerne vil nå flere opgaver, så læs med her.

En forudsætning for at arbejde effektivt med planlægning og prioritering er at få et samlet overblik over alle dine møder, gøremål, aftaler, opgaver osv. i din kalender og opgaveliste. Se mere her: Samlet overblik.

Med et samlet overblik, har du nogle fantastisk gode forudsætninger for at starte dagen med en effektiv prioritering af alle dine arbejdsopgaver.

Nu vil jeg fortælle, hvordan jeg starter min dag:

Jeg kigger ganske enkelt overblikket igennem for dagen i dag, så prioriterer jeg alle opgaver med A,B,C,D- metoden.

A = SKAL – De arbejdsopgaver jeg SKAL have løst i dag. Jeg kan ganske enkelt ikke gå hjem før disse opgaver er udført.

B = BØR – De arbejdsopgaver, som jeg rigtig gerne vil have løst, men som dog kan vente.

C = RART – De arbejdsopgaver, som jeg gerne ville løse, men deadline er lidt ude i fremtiden eller vigtigheden er lavere end andre opgaver.

D = DELEGERES – De arbejdsopgaver som kan uddelegeres til andre. – bør ekspederes som noget af det første

Selvom jeg er stor tilhænger af det digitale, kan det en gang imellem give god mening at skrive en oversigtsside ud og have liggende ved siden af mig. Alle de opgaver der SKAL løses i dag bliver nu markeret med A. De opgaver jeg bør løse får et B osv.

Efterfølgende gennemser jeg listen igen. Alle mine A-opgaver bliver nu yderligere prioriteret efter hvor svær, tung eller træls opgaven er 1-tal for det der er sværest/tungest/træls 2- næst sværest/tungest/træls osv. Hvis jeg har 4 A opgaver hedder de nu A1, A2, A3, A4 og så er det bare at gå i gang med at arbejde.

Årsagen til at jeg tager de sværeste opgaver først er at jeg derved sikre at jeg bruger min energi rigtigt, nemlig det faktum at vi har mest energi og større overskud fra morgenen af. Derudover giver det også yderligere energi at få e trælse, ting, svære opgaver af vejen først

Nu ved jeg helt præcist hvad jeg skal starte dagen med, og når der kommer noget uventet ind fra højre, så er det nemt at vurdere om det er en A-B-C eller D opgave og derefter vurdere om der er noget der skal flyttes rundt.

Så handler det bare om at gå i gang. Jeg starter med A1-opgaven og arbejder mig fremad. Lav ALDRIG B- eller C-opgaver så længe der er A-opgaver på din liste

Med A,B,C,D metoden sikrer jeg mig, at jeg får løst de vigtigste opgaver først.

Jeg kan varmt anbefale dig at prøve det. Om du starter eller slutter din dag med denne prioritering er ikke afgørende, det afhænger af dig og din jobsituation.

God arbejdslyst!