Hvordan håndterer du dine e-mails?

Tjekker du eller behandler du dine e-mails? Læs forskellen på de to her, og find ud af hvad du gør, eller måske bør gøre.

Tjekke e-mails

Hvis du går i indbakken for at forholde dig til, hvad der er kommet af nyt eller spændende siden sidst, men egentlig ikke har tid til at gøre andet end at skimme de e-mails der er kommet, så tjekker du.

Jeg kan godt afsløre allerede nu, at det langt fra er det mest effektive at gøre, men bare rolig, du er ikke alene. Vi kan jo ligeså godt indrømme, at det ofte er vores nysgerrighed der får os til at gå ind i indbakken. Det er jo her alt det nye, som vi ikke ved noget om endnu ankommer. Og måske har vi skabt en forventning hos vores modtagere om, at vi svarer på e-mails meget hurtigt, hvis noget haster, og så er vi nødt til hele tiden at tjekke, om der er kommet noget der haster.

Det at klikke sig ind i indbakken er også tit en overspringshandling, fordi du måske er midt i en kedelig eller vanskelig opgave og det at forholde sig til sin indbakke virker som en god og lovlig undskyldning for at forlade eller slet ikke gå i gang med en opgave. Du er jo er nødt til at se, om der er kommet noget vigtigt eller noget der haster.

Hvis du afbryder dig selv midt i dine arbejdsopgaver for at tjekke e-mails, kommer du til at bruge unødig tid på at skifte fokus fra arbejdsopgaven til indbakken og tilbage til arbejdsopgaven igen. Det er tid, hvor du reelt ikke udretter noget – det svarer til, at du rent faktisk klipper tiden i stykker. Samtidig foretager du unødvendige fokusskift, hvilket ikke er godt for stressniveauet.

Når du tjekker dine e-mails, går du blot ind i indbakken og orienterer dig, kigger, skimmer, læser, men du får ingen opgaver løst – i stedet fylder du hovedet med masser af informationer og bruger unødig tid på at læse de samme e-mails igen og igen. Du svarer måske lige de mest vigtige, men dem du ikke gør noget ved skal du til at læse og forholde dig til igen. Det er lidt som at åbne din postkasse hjemme – registrere hvad der er kommet og så lukke den igen.

Det at tjekke e-mails kan også sammenlignes med at postbuddet kom og stillede sig foran dig med posten. Hvis du tjekker din indbakke 20 gange om dagen, svarer det til, at du har postbuddet på besøg 20 gange. Det ville du nok hurtigt synes var ret irriterende.

Det er alt andet end effektivt at tjekke e-mails, så medmindre du ikke har andet at lave, så overvej, om du fremover skulle nøjes med at gå ind i indbakken, når du har tid til at behandle dine e-mails.

Behandling af e-mails

Hver gang du åbner dit e-mailprogram, så sørg for, at du faktisk også har tid til at behandle e-mails – ikke kun til at gennemse eller skimme dem. Det vil gøre, at du ikke har behov for at tjekke dine e-mails så ofte og dermed får frigivet noget tid til andre arbejdsopgaver.

Betragt det at håndtere e-mails som en arbejdsopgave på lige fod med andre arbejdsopgaver.

Hvis du tager kontrol over, hvornår du behandler e-mails, får du tid til at fordybe dig i andre arbejdsopgaver. Det sparer både tid og ressourcer.

Hvis du behandler dine e-mails, så tager du stilling til dine e-mails første gang du læser dem. Du afslutter e-mailen med det samme eller beslutter hvornår du vil gøre det – og så skal du groft sagt ikke forholde dig til e-mailen igen, før du skal udføre arbejdsopgaven og bliver mindet om det i din kalender/opgaveliste.

Brug ”Gør det nu”-princippet, når du håndterer dine e-mails – se video her. Beslut eller afslut, første gang du læser e-mailen. Alt hvad du kan afslutte på under 5 minutter, afslutter du med det samme. Det du ikke kan afslutte eller det, der varer længere tid, og som du ikke har tid til at afslutte, det beslutter du – altså lægger i din opgaveliste eller sætter tid af til i din kalender afhængig af tidsforbrug.

Fordelene ved at behandle e-mails i stedet for at tjekke

• Du har sat tid af til e-mailhåndtering, da du betragter det som en arbejdsopgave.
• Du har fuldt fokus på at besvare og håndtere e-mails, når du er i gang med det.
• Du udnytter tiden bedst muligt, når du behandler dine e-mails første gang du læser dem.
• Du holder din indbakke tom, og det giver ro.